Privacyverklaring Wijkvereniging Ooievaarsnest
Wijkvereniging Ooievaarsnest verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk informeren. In deze privacyverklaring vermelden wij de belangrijkste aspecten van de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging.
Definitie Persoonsgegevens
Dit zijn gegevens die iets over u zeggen, bijvoorbeeld: uw naam, adres of leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, bijvoorbeeld via een adres of e-mailadres, maar ook via uw (voor)naam, samen met uw geboortedatum.Ook foto’s en video’s worden als persoonsgegevens beschouwd.
Welke persoonsgegevens worden door Wijkvereniging Ooievaarsnest bewaard?
Wijkvereniging Ooievaarsnest bewaart persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden van de wijkvereniging;
- wijkbewoners die interesse tonen in een lidmaatschap van de vereniging of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- leden van de wijkvereniging die zich aanmelden voor en meedoen aan een activiteit;
- leden van de wijkvereniging en buitenstaanders die zich aanmelden voor de Nieuwsbrief van de wijkvereniging;
- beeldmateriaal.
Verantwoordelijkheid omgang persoonsgegevens
Het bestuur van de Wijkvereniging Ooievaarsnest is verantwoordelijk voor het veilig en zorgvuldig omgaan met de beheerde persoonsgegevens.
Het bestuur heeft, in algemene zin, een aantal vrijwilligers binnen de vereniging het volgende mandaat gegeven:
- De verzamelde persoonsgegevens mogen alleen gebruikt worden voor het beoogde doel en alleen door de betrokken vrijwilliger;
- de persoonsgegevens mogen alleen gebruikt worden gedurende de periode waarvoor de gegevens zijn vergaard. Na afloop van deze periode moeten deze gegevens verwijderd worden;
- de persoonsgegevens mogen niet gedeeld worden met derden, bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden;
- na overdracht aan een opvolger moeten de persoonsgegevens bij de voorganger verwijderd worden. Indien van toepassing moet de opvolger een nieuw wachtwoord instellen;
- de verwijdering moet in ieder geval vóór de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering gerealiseerd zijn;
- beeldmateriaal moet voldoen aan onze norm uit 2007, aangevuld met de opdracht tot zorgvuldige selectie. Zie aparte paragraaf Beeldmateriaal hier onder.
Vrijwilligers, met toegang tot persoonsgegevens, moeten op elk moment kunnen aantonen dat zij volgens dit mandaat werken.
Overzicht houders persoonsgegevens
- Penningmeester. Betreft ledenbestand met adres, rekeningnummer, status contributie en eventueel een naam;
- Activiteitencommissie. Verschilt per activiteit. Aanmelding met naam, adres en indien noodzakelijk, leeftijd van kinderen;
- Communicatiecommissie. Betreft naam, e-mailadres voor de Nieuwsbrief, en ook beeldmateriaal.
Beeldmateriaal
In het Wijkblad van november 2007 was de volgende tekst, met betrekking tot de eerste website van Wijkvereniging Ooievaarsnest bij DSE, opgenomen:
Foto’s van activiteiten in de wijk.
Het Wijkblad zal altijd enige foto’s plaatsen ter illustratie van een artikel over een activiteit. De homepage kan alle foto’s in zeer goede kwaliteit weergeven en ze ook nog een tijdje bewaren. Met de bekende klikken van de muis kunt u ook de foto’s naar uw computer downloaden. (We hebben op de homepage ons beleid ten aanzien van privacy geformuleerd en download instructie geplaatst.)”
Op de website stond o.a.:
Privacy
De foto’s die we op internet gaan plaatsen zijn bedoeld om een impressie te geven over de activiteiten. Daarnaast zullen natuurlijk ook de bewoners en de kinderen van de wijk prominent in beeld zijn. Als bewoners ons verzoeken, om welke reden dan ook, bepaalde foto’s te verwijderen (e-mail naar het.ooievaarsnest@gmail.com) dan zullen we dat ogenblikkelijk doen.”
(Nu is het e-mailadres natuurlijk info@ooievaarsnest.info)
De Communicatiecommissie heeft nooit een verzoek tot verwijdering ontvangen.
NB: Buurtpreventie zal ook volgens deze richtlijnen opereren.
29 april 2018
Bestuur Wijkvereniging Ooievaarsnest